Jak długo przechowamy akta osobowe, gdy pracownik wrócił po przerwie albo ma równolegle dwie umowy?

Jak długo przechowamy akta osobowe, gdy pracownik wrócił po przerwie albo ma równolegle dwie umowy?

Pracownik miał pierwszą umowę, potem przerwę w zatrudnieniu, a potem zawarł kolejną umowę o pracę.

Czy wówczas wracamy do starych akt osobowych, czy też zakładamy nowe teczki dla drugiego zatrudnienia. A jeśli pierwszą umowę zawarto przed 1 stycznia 2019 r. a drugą po tym dniu – ile czasu należy przechowywać takie akta. Podobne dylematy mogą być w przypadku, gdy z jednym pracownikiem podpisujemy dwie (równoległe) umowy o pracę. Czy łączymy akta z obu umów? Ile je przechowujemy, gdy jedną z równoległych umów zawarto przed a drugą po 1 stycznia 2019 r.

Czy zakładamy osobne akta dla drugiej, równoległej umowy o pracę?

Zasadniczo nie ma potrzemy zakładania odrębnych akt osobowych dla drugiej (równoległej) umowy o pracę, którą zawieramy z tym samym pracownikiem. Oznacza to, że obie umowy o pracę można przechowywać w części B tych samych akt osobowych. Nie ma przy tym obowiązku wyodrębniania akt z drugiej umowy w innej przegródce. Po prostu kolejno (chronologicznie) umieszczamy dokumenty z obu umów – a więc nie ma problemu, że będą się przeplatały. 

Kiedy będzie potrzebne orzeczenie z badań na drugim stanowisku?

W razie nawiązania z tym samym pracownikiem dodatkowej umowy o pracę do części A akt osobowych trzeba wpiąć orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na stanowisku, na którym będzie świadczona praca w ramach równolegle nawiązanej drugiej umowy o pracę.

Jeśli jednak praca na równoległym stanowisku ma być wykonywana w identycznych warunkach z tymi samymi zagrożeniami, wówczas można zrezygnować z osobnych badań wstępnych (art. 229 § 1[2] kp). Nie dotyczy to pracowników wykonujących prace szczególnie niebezpieczne, którzy muszą w takiej sytuacji i tak  wykonywać nowe badania wstępne.

Co robić, gdy są różne okresy przechowywania dokumentacji z równoległych umów?

W przypadku, gdy nowy (równoległy) stosunek pracy jest nawiązany od 1 stycznia 2019 r., a poprzedni był nawiązany przed tym dniem, to dla każdego z nich będzie inny okres przechowywania dokumentacji. Poza tym jeżeli równoległy stosunek pracy – także zawarty przed 1 stycznia 2019 r. – skończy się wcześniej niż pierwotny, to okres przechowywania dokumentacji z tego stosunku pracy będzie inny.

Przypomnijmy: w przypadku stosunku pracy nawiązanego po 31 grudnia 2018 r. okres przechowywania dokumentacji obejmuje 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał dany stosunek pracy. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania akt pozostaje nadal 50-letni (choć dla osób zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. można go skrócić do wspomnianych 10 lat – jeśli za wszystkich pracowników zatrudnionych w tym przedziale czasowym złożymy raport informacyjny do ZUS.).

W takim przypadku część akt będzie miała inny okres przechowywania. Choć nie ma wówczas nakazu ich rozdzielania, to być może na przyszłość okaże się ono wygodniejsze. Lecz nawet, jeśli w takim przypadku utworzymy osobne teczki akt osobowych, to wydaje się, że nie musimy ponawiać w teczce z drugiego zatrudnienia tych dokumentów, które znalazły się w pierwszej teczce, a są „wspólne” – np. świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy, dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe itd.

 


Drukuj   E-mail