Przegląd kasy fiskalnej - wszystko co powinieneś wiedzieć
Podatnicy posiadający kasy fiskalne mają liczne obowiązki związane z ich używaniem. Jednym z takich obowiązków jest przegląd kasy fiskalnej. Niedopełnienie go może spowodować dotkliwe konsekwencje.
Obowiązek stosowania kas fiskalnych w działalności gospodarczej nakłada na podatników ustawa o VAT.
Podatnicy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących firm oraz rolników ryczałtowych, są zobowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Przedsiębiorca korzystający z kas fiskalnych ma obowiązek terminowego zgłaszania ich do przeglądu technicznego.
W celu dokonania przeglądu technicznego podatnicy muszą zgłosić kasę do podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis kas. Zgodnie z § 2 pkt 14 rozporządzenia w sprawie kas za podmiot prowadzący serwis główny uważa się:
producenta krajowego danego typu kasy prowadzącego jej serwis,
podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu danego typu kasy prowadzący jej serwis,
podmiot, któremu przekazano prowadzenie serwisu kas na podstawie umowy.
Z kolei podmiotem prowadzącym serwis kas jest przedsiębiorca prowadzący działalność serwisu kas i posiadający autoryzację podmiotu prowadzącego serwis główny.
Podmiot dokonujący sprzedaży kasy jej użytkownikowi jest obowiązany przekazać aktualny wykaz uprawnionych podmiotów, które prowadzą serwis, wraz z adresami punktów, w których są wykonywane usługi serwisowe (w tym przeglądy techniczne kas) w zakresie danego typu kasy (art. 111 ust. 6h ustawy o VAT).
Termin zgłoszenia kasy do przeglądu
Obowiązkowe zgłoszenie kasy do przeglądu powinno nastąpić w terminach określonych w § 33 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie ze wskazanym przepisem zgłoszenie kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego powinno być dokonywane nie rzadziej niż co 2 lata. Natomiast w przypadku kas fiskalnych używanych w taksówkach – nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji, określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy.
Momentem, od którego należy liczyć termin dwuletni, jest data ostatniego przeglądu technicznego. Natomiast w przypadku pierwszego przeglądu technicznego termin dwuletni rozpoczyna się od dnia fiskalizacji kasy. Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie z 26 sierpnia 2015 r. o sygn. IPPP2/4512-554/15-2/MMa, gdzie możemy przeczytać:
(…) obowiązkowy przegląd techniczny kasy według cytowanego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących, powinien być wykonany nie rzadziej niż co 2 lata licząc od dnia poprzedniego przeglądu technicznego kasy, zgodnie z przepisem § 33 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
Reasumując pierwszy przegląd techniczny kasy rejestrującej powinien być wykonany nie później niż 2 lata od daty pierwszej fiskalizacji, zaś wykonanie zarówno pierwszego jak i każdego kolejnego przeglądu kasy rozpoczyna nowy dwuletni okres dla następnego obowiązkowego przeglądu (…).
Sankcja za brak przeglądu
Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.
Zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, a także w przypadku naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot.
Jak widać sankcja ze niedokonanie przeglądu jest dotkliwa skutkuje bowiem zwrotem ulgi, która przysługuje podatnikom przy zakupie kas fiskalnych. Obowiązek powstaje z upływem ostatniego dnia miesiąca lub kwartału, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.