Jak długo przechowamy akta osobowe, gdy pracownik wrócił po przerwie albo ma równolegle dwie umowy?

Pracownik miał pierwszą umowę, potem przerwę w zatrudnieniu, a potem zawarł kolejną umowę o pracę.

Czy wówczas wracamy do starych akt osobowych, czy też zakładamy nowe teczki dla drugiego zatrudnienia. A jeśli pierwszą umowę zawarto przed 1 stycznia 2019 r. a drugą po tym dniu – ile czasu należy przechowywać takie akta. Podobne dylematy mogą być w przypadku, gdy z jednym pracownikiem podpisujemy dwie (równoległe) umowy o pracę. Czy łączymy akta z obu umów? Ile je przechowujemy, gdy jedną z równoległych umów zawarto przed a drugą po 1 stycznia 2019 r.

Czy zakładamy osobne akta dla drugiej, równoległej umowy o pracę?

Zasadniczo nie ma potrzemy zakładania odrębnych akt osobowych dla drugiej (równoległej) umowy o pracę, którą zawieramy z tym samym pracownikiem. Oznacza to, że obie umowy o pracę można przechowywać w części B tych samych akt osobowych. Nie ma przy tym obowiązku wyodrębniania akt z drugiej umowy w innej przegródce. Po prostu kolejno (chronologicznie) umieszczamy dokumenty z obu umów – a więc nie ma problemu, że będą się przeplatały. 

Kiedy będzie potrzebne orzeczenie z badań na drugim stanowisku?

W razie nawiązania z tym samym pracownikiem dodatkowej umowy o pracę do części A akt osobowych trzeba wpiąć orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na stanowisku, na którym będzie świadczona praca w ramach równolegle nawiązanej drugiej umowy o pracę.

Jeśli jednak praca na równoległym stanowisku ma być wykonywana w identycznych warunkach z tymi samymi zagrożeniami, wówczas można zrezygnować z osobnych badań wstępnych (art. 229 § 1[2] kp). Nie dotyczy to pracowników wykonujących prace szczególnie niebezpieczne, którzy muszą w takiej sytuacji i tak  wykonywać nowe badania wstępne.

Co robić, gdy są różne okresy przechowywania dokumentacji z równoległych umów?

W przypadku, gdy nowy (równoległy) stosunek pracy jest nawiązany od 1 stycznia 2019 r., a poprzedni był nawiązany przed tym dniem, to dla każdego z nich będzie inny okres przechowywania dokumentacji. Poza tym jeżeli równoległy stosunek pracy – także zawarty przed 1 stycznia 2019 r. – skończy się wcześniej niż pierwotny, to okres przechowywania dokumentacji z tego stosunku pracy będzie inny.

Przypomnijmy: w przypadku stosunku pracy nawiązanego po 31 grudnia 2018 r. okres przechowywania dokumentacji obejmuje 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał dany stosunek pracy. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania akt pozostaje nadal 50-letni (choć dla osób zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. można go skrócić do wspomnianych 10 lat – jeśli za wszystkich pracowników zatrudnionych w tym przedziale czasowym złożymy raport informacyjny do ZUS.).

W takim przypadku część akt będzie miała inny okres przechowywania. Choć nie ma wówczas nakazu ich rozdzielania, to być może na przyszłość okaże się ono wygodniejsze. Lecz nawet, jeśli w takim przypadku utworzymy osobne teczki akt osobowych, to wydaje się, że nie musimy ponawiać w teczce z drugiego zatrudnienia tych dokumentów, które znalazły się w pierwszej teczce, a są „wspólne” – np. świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy, dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe itd.

 


Drukuj   E-mail