Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana w fakturowaniu od lat. Papierowe faktury i zwykłe pliki PDF w obrocie między firmami stopniowo odchodzą do historii. Standardem staje się faktura ustrukturyzowana, wystawiana i odbierana przez centralny system Ministerstwa Finansów.
Harmonogram wdrożenia KSeF
- 1 lutego 2026 r. - obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla dużych podatników, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
- 1 kwietnia 2026 r. - obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców, w tym mikro, małych i średnich firm oraz jednoosobowych działalności gospodarczych,
- 1 stycznia 2027 r. - termin dla najmniejszych podmiotów, wystawiających faktury do 450 zł, o łącznej sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie.
Bardzo ważna informacja: obowiązek odbierania faktur przez KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 r. Nawet jeśli Twoja firma zacznie wystawiać e-faktury dopiero od kwietnia, faktury zakupowe od dużych kontrahentów (energia, paliwo, leasing, hurtownie) mogą trafiać do KSeF od lutego.
Co zmienia KSeF w codziennej pracy firmy
Faktura wystawiona w KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikujący i jest uznana za doręczoną z chwilą przydzielenia tego numeru. Znika problem zagubionych faktur i wysyłania dokumentów mailem. W przypadku awarii systemu lub braku internetu przewidziano tryb offline, z obowiązkiem przesłania faktury do KSeF po przywróceniu łączności.
W relacjach z konsumentami (B2C) korzystanie z KSeF pozostaje dobrowolne.
Jak przygotować firmę do KSeF
- sprawdź, od kiedy Twoja firma ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF,
- uporządkuj dane kontrahentów, przede wszystkim numery NIP,
- wybierz sposób wystawiania faktur: program księgowy zintegrowany z KSeF lub bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów,
- nadaj uprawnienia w KSeF osobom wystawiającym faktury oraz swojemu biuru rachunkowemu,
- ustal z biurem rachunkowym nowy obieg dokumentów.
Pomoc biura rachunkowego przy wdrożeniu KSeF
Nasze biuro rachunkowe w Nowym Dworze Mazowieckim pomaga klientom przejść przez wdrożenie KSeF: od nadania uprawnień, przez konfigurację, po bieżące pobieranie i księgowanie faktur bezpośrednio z systemu. Jeśli masz pytania o KSeF, zadzwoń: 510 273 534.
Potrzebujesz wsparcia księgowej?
Zadzwoń do naszego biura rachunkowego w Nowym Dworze Mazowieckim. Doradzimy i wycenimy obsługę Twojej firmy.
.png)
